項目管理的五個過程和九大知識領域

  發布時間: 2019-06-05 15:44    瀏覽次數:   次
       項目是為完成某一獨特的產品或服務所做的一次性努力。根 據這個定義,項目就具有了目標明確性、活動一次性及資源消耗性等特性。換句話說,具備前面三個主要特性的活動,都可以看作是項目,F實中的項目隨處可見, 如設備消缺、會議組織、技術競賽、結婚典禮以及家居裝修等等,都可以看作是項目。在這些項目的實施過程中,都存在項目管理問題,不過,實際生活與工作中, 可能更多關注的事情本身,而對做好事情相關的組織、計劃、控制等過程相對缺少關注,或者沒有經驗與能力加以關注。
  項目管理是在項目活動中運用知識、技能、工具和技術來實現項目要求。項目管理總體有五個過程:啟動過程、計劃過程、實施過程、執行過程、收尾過程等,包含了九大領域的知識:范圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、風險管理、人力資源管理、溝通管理、采購管理及系統管理的方法與工具。作為項目經理要全面掌握這些九個核心領域的知識,并重點把握系統管理的觀念,避免進入某個細節,注意在五個不同階段的重點。
 
      一、項目管理的三個約束條件
  任何項目都會在范圍、時間及成本三個方面受到約束,這就是項目管理的三約束。項目管理,就是以科學的方法和工具,在范圍、時間、成本三者之間尋找到一 個合適的平衡點,以便項目所有干系人都盡可能的滿意。項目是一次性的,旨在產生獨特的產品或服務,但不能孤立地看待和運行項目。這要求項目經理要用系統的 觀念來對待項目,認清項目在更大的環境中所處的位置,這樣在考慮項目范圍、時間及成本時,就會有更為適當的協調原則。
  1.項目的范圍約束
  項目的范圍就是規定項目的任務是什么?作為項目經理,首先必須搞清楚項目的商業利潤核心,明確把握項目發起人期望通過項目獲得什么樣的產品或服務。對于項目的范圍約束,容易忽視項目的商業目標,而偏向技術目標,導致項目最終結果與項目干系人期望值之間的差異。
  因為項目的范圍可能會隨著項目的進展而發生變化,從而與時間和成本等約束條件之間產生沖突,因此面對項目的范圍約束,主要是根據項目的商業利潤核心做 好項目范圍的變更管理。既要避免無原則的變更項目的范圍,也要根據時間與成本的約束,在取得項目干系人的一致意見的情況下,合理的按程序變更項目的范圍。
  2.項目的時間約束
  項目的時間約束就是規定項目需要多長時間完成,項目的進度應該怎樣安排,項目的活動在時間上的要求,各活動在時間安排上的先后順序。當進度與計劃之間 發生差異時,如何重新調整項目的活動歷時,以保證項目按期完成,或者通過調整項目的總體完成工期,以保證活動的時間與質量。
  在考慮時間約束時,一方面要研究因為項目范圍的變化對項目時間的影響,另一方面要研究,因為項目歷時的變化,對項目成本產生的影響。并及時跟蹤項目的進展情況,通過對實際項目進展情況的分析,提供給項目干系人一個準確的報告。
  3.項目的成本約束
  項目的成本約束就是規定完成項目需要花多少錢。對項目成本的計量,一般用花費多少資金來衡量,但也可以根據項目的特點,采用特定的計量單位來表示。關 鍵是通過成本核算,能讓項目干系人,了解在當前成本約束之下,所能完成的項目范圍及時間要求。當項目的范圍與時間發生變化時,會產生多大的成本變化,以決 定是否變更項目的范圍,改變項目的進度,或者擴大項目的投資。
  在我們實際完成的許多項目中,多數只重視項目的進度,而不重視項目的成本管理。一般只是在項目結束時,才交給財務或計劃管理部門的預算人員進行項目結 算。對內部消耗資源性的項目,往往不做項目的成本估算與分析,使得項目干系人根本認識不到項目所造成的資源浪費。因此,對內部開展的一些項目,也要進行成 本管理。
  由于項目是獨特的,每個項目都具有很多不確定性的因素,項目資源使用之間存在競爭性,除了極小的項目,項目很難最終完全按照預期的范圍、時間和成本三 大約束條件完成。因為項目干系人總是期望用最低的成本、最短的時間,來完成最大的項目范圍。這三個期望之間是互相矛盾、互相制約的。項目范圍的擴大,會導 致項目工期的延長或需要增加加班資源,會進一步導致項目成本的增加;同樣,項目成本的減少,也會導致項目范圍的限制。作為項目經理,就是要運用項目管理的 九大領域知識,在項目的五個過程中,科學合理的分配各種資源,來盡可能的實現項目干系人的期望,使他們獲得最大的滿意度。
 
      二、項目管理的五個主要過程
  一個項目的生命周期大概分成概念、開發、實施與收尾過程。在概念階段主要是對成本進行分析,對項目的可行性進行研究,其結果是要拿出一份報告,并獲得 批準與支持。實際工作中,我們只是有了一個新的想法與概念,就立即轉入開發過程。在開發階段,要有項目計劃書、預算的成本以及工作分解計劃。
  我們做事時,可能只是拿出一個簡單的工作分解與大致的項目計劃時間表,就結束了。在實施階段,要有底層的工作包與確定的成本我們做事時,可能只是拿出 一個簡單的工作分解與大致的項目計劃時間表,就結束了。在實施階段,要有底層的工作包與確定的成本估計,但我們沒有,到了這一步,我們基本上就開始失去了 控制,沒有明確的里程碑,我
  我們只是把一個階段當成了一個項目。在收尾階段,我們是經常討論每個項目的教訓,但對完成的工作的文檔工作基本上沒能及時跟上,同樣與用戶之間的交接也未能做好。
  項目管理的五個過程組:啟動、計劃、執行、控制與收尾,貫穿于項目的整個生命周期,對于項目的啟動過程,特別要注意組織環境及項目干系人的分析;而在 后面的過程中,項目經理要抓好項目的控制,控制的理想結果就是在要求的時間、成本及質量限度內完成雙方都滿意的項目范圍。
  1.項目的啟動過程
  項目的啟動過程就是一個新的項目識別與開始的過程。一定要認識這樣一個概念,即在重要項目上的微小成功,比在不重要的項目上獲得巨大成功更具意義與價 值。從這種意義上講,項目的啟動階段顯得尤其重要,這是決定是否投資,以及投資什么項目的關鍵階段,此時的決策失誤可能造成巨大的損失。重視項目啟動過 程,是保證項目成功的首要步驟。
  啟動涉及項目范圍的知識領域,其輸出結果有項目章程、任命項目經理、確定約束條件與假設條件等。啟動過程的最主要內容是進行項目的可行性研究與分析, 這項活動要以商業目標為核心,而不是以技術為核心。無論是領導關注,還是項目宗旨,都應圍繞明確的商業目標,以實現商業預期利潤分析為重點,并要提供科學 合理的評價方法,以便未來能對其進行評估。
  2.項目的計劃過程
  項目的計劃過程是項目實施過程中非常重要的一個過程。通過對項目的范圍、任務分解、資源分析等制定一個科學的計劃,能使項目團隊的工作有序的開展。也 因為有了計劃,我們在實施過程中,才能有一個參照,并通過對計劃的不斷修訂與完善,使后面的計劃更符合實際,更能準確的指導項目工作。
  以前有一個錯誤的概念,認為計劃應該準確,所謂準確,就是實際進展必須按計劃來進行。實際并不是如此,計劃是管理的一種手段,僅是通過這種方式,使項目的資源配置、時間分配更為科學合理而已,而計劃在實際執行中是可以不斷修改的。
  在項目的不同知識領域有不同的計劃,應根據實際項目情況,編制不同的計劃,其中項目計劃、范圍說明書、工作分解結構、活動清單、網絡圖、進度計劃、資源計劃、成本估計、質量計劃、風險計劃、溝通計劃、采購計劃等等,是項目計劃過程常見的輸出,應重點把握與運用。
  3.項目的實施過程
  項目的實施,一般指項目的主體內容執行過程,但實施包括項目的前期工作,因此不光要在具體實施過程中注意范圍變更、記錄項目信息,鼓勵項目組成員努力完成項目,還要在開頭與收尾過程中,強調實施的重點內容,如正式驗收項目范圍等。
  在項目實施中,重要的內容就是項目信息的溝通,即及時提交項目進展信息,以項目報告的方式定期通過項目進度,有利開展項目控制,對質量保證提供了手段。
  4.項目的控制過程
  項目管理的過程控制,是保證項目朝目標方向前進的重要過程,就是要及時發現偏差并采取糾正措施,使項目進展朝向目標方向。
  控制可以使實際進展符合計劃,也可以修改計劃使之更切合目前的現狀。修改計劃的前提是項目符合期望的目標?刂频闹攸c有這么幾個方面:范圍變更、質量標準、狀態報告及風險應對;旧咸幚砗靡陨纤膫方面的控制,項目的控制任務大體上就能完成了。
  5.項目的收尾過程
  一個項目通過一個正式而有效的收尾過程,不僅是對當前項目產生完整文檔,對項目干系人的交待,更是以后項目工作的重要財富。在經歷的很多項目中,更多重視項目的開始與過程,忽視了項目收尾工作,所以項目管理水平一直未能得到提高。
  另外要重視那一類未能實施成功的項目收尾工作,不成功項目的收尾工作比成功項目的收尾更難,也來得更重要,因為這樣的項目的主要價值就是項目失敗的教訓,因此要通過收尾將這些教訓提煉出來。
  項目收尾包括對最終產品進行驗收,形成項目檔案,吸取的教訓等。另外,對項目干系人要做一個合理的安排,這也是容易忽視的地方,簡單的打發回去不是最好的處理辦法,更是對項目組成員的不負責任。
  項目收尾的形式,可以根據項目的大小自由決定,可以通過召開發布會、表彰會、公布績效評估等手段來進行,形式是根據情況采用,但一定要明確,并能達到效果。如果能對項目進行收尾審計,則是再好不過的了,當然也有很多項目是無需審計的。

      三、項目管理的九大知識領域
  項目管理的九大知識領域是指作為項目經理必須具備與掌握的九大塊重要知識與能力。其中核心的四大知識領域是范圍、時間、成本與質量管理。在這些知識領 域中還涉及很多的管理工具和技術,以用來幫助項目經理與項目組成員完成項目的管理。如:網絡圖示法、關鍵路徑法、頭腦風暴法、掙值法等,不同的工具能幫助 我們完成不同的管理工作。另外,還有很多項目管理軟件,如:MicrosoftProject、P3等,作為項目管理的工具,也可以很好的幫助我們解決在項目的各個過程中完成計劃、跟蹤、控制等管理過程。
  1.項目整體管理知識
  項目的整體管理,或者說是綜合管理也不為錯,它是綜合運用其他八個領域的知識,合理集成與平衡各要素之間的關系,確保項目成功完成的關鍵。
  項目的整體管理包括三個主要過程:
  項目計劃制定:即收集各種計劃編制的結果,并形成統一協調項目計劃文檔。
  項目計劃執行:通過執行項目計劃的活動,來實施計劃。
  整體變更控制:控制項目的變更。
  項目經理負責協調完成一個項目所需的人員、計劃以及工作,統領全局,帶領團隊實現項目的目標;當項目目標之間或參與項目的人員之間出現沖突時,負責拍 板定奪;并負責及時向高層管理人員匯報項目進展信息?偠灾,項目經理主要負責項目的整體管理,這也是項目成功的關鍵。
  回顧以前負責的項目,覺得主要存在以下問題:
  未找到項目發起人,或者項目發起人不明確,常把自己當成項目發起人;
  項目交付成果定義不清,以致最后收尾時無法對照計劃進行驗收;
  缺少組織結構描述;
  對項目的控制未能規范化,尤其是項目范圍的變更控制;
  風險管理未得到重視,只是在項目組內討論,并停留在項目負責人的頭腦中;
  缺乏項目干系人分析;
  沒有規范的進度報告,項目進展報告隨意性較大。
  要有效的開展項目管理,引用項目管理的知識體系與方法工具,先依樣畫葫蘆,通過實踐,進一步領會這些內容是必須的。
  2.項目范圍管理知識
  項目范圍的不確定,會導致項目范圍的不斷擴大,作為項目經理,在項目開始時,就要對項目范圍拿出項目干系人都認可的、理解無歧意的范圍說明文檔——項目章程。然后為了保證項目的實施,明確項目組成員的工作責任,還必須分解項目范圍,使之成為更小的項目任務包——工作分解結構(WBS)。
  最后還有就是要認識到項目本身不是孤立的,因此有時范圍的變更也是必須的,關鍵是當變更發生時,如何加以控制。
  在以上討論之前,最重要的是當面臨項目時,或不知道具體做什么時,如何進行范圍管理。對潛在項目的識別,有四個步驟:
  確定做一個什么樣的項目;
  業務分析,找出重要的業務過程,分析其中最能從項目中得到好處的過程;
  形成項目可能的優勢,確定范圍、好處及約束;
  選擇方案,分配資源。
  對于從多個項目中選擇項目,或從多個方案中選擇方案的情況,常見的四種方法:整體需要、分類、NPV及加權評分模型。
  3.項目的時間管理知識
  項目的時間管理,就是確保項目按期完成的過程。首先要制定項目的進度計劃,然后是跟蹤檢查進度計劃與實際完成情況之間的差異,及時調整資源、工作任務 等,以保證項目的進度實現。在跟蹤過程中,要及時與項目干系人進行交流,以及時發現范圍的偏差,而產生時間與進度上的差異,或項目組成員有意或無意識的虛 報了項目完成情況,導致進度的失控。
  具體包括以下內容:
  活動定義:從WBS分解而來;
  活動排序:明確活動之間的依賴關系;
  活動歷時估算:估算每項活動的時間,可以PERT方法進行;
  利用PROJECT2002等工具軟件,協助項目的時間管理;
  利用甘特圖幫助跟蹤項目進度;
  利用網絡圖及關鍵路徑分析,協助確定完成日期上的重要性或調整工期對項目工期的影響,以及處理關注的焦點活動。
  需要注意一點,以前學習項目的時間管理工具及方法以后,就以為可以實現對項目的跟蹤控制了,其實不然,這些工
  工具都是通過人來發生作用,活動也是由人來完成的,因此項目經理不能把太多心思花在工具上,而是學會利用工具來協調人與資源的矛盾沖突。
  4.項目的成本管理知識
  對于項目經理在成本管理方面,就是要努力減少和控制成本,滿足項目干系人的期望。其過程包括:
  資源計劃:即制定資源需求清單;
  成本估算:對所需資源進行成本估算;
  成本預算:將整體成本估算配置到各個單項工作,建立成本基準計劃;
  成本控制:控制項目預算的變化,修正成本的估算,更新預算,糾正項目組成員的行動,進行完工估算與成本控制的分析。
  在成本管理中涉及很多財務管理的概念、術語、基礎理論及方法與工具的使用,作為項目經理,對這些內容要熟悉,特別是掙值分析的相關術語及簡稱,如:BCWS、BCWP、ACWP、CV、SV、CPI、SPI等等,不光要了解這些術語的涵意,還要掌握他們的計算公式。
  5.項目人力資源管理知識
  項目的人力資源管理就是有效發揮每個參與項目的人員的作用的過程。項目的人力資源管理過程包括:
  組織計劃編制:形成項目的組織結構圖;
  獲取相關人員:其中重點是業務相關人員;
  團隊建設:明確每個項目干系人的責任,訓練與提高其技能,實現團隊的合作與溝通。
  因為與人發生關系,其中首先是要明確各自的責任,這一點計劃編制時就要明確,可以通過項目管理軟件幫助項目經理提高效率,并能及時發現任務分解的合理性,最后形成合理的任務分解表。
  同時,要通過有效的激勵方法來幫助項目成員實施項目計劃,提高效率。項目是通過團隊共同努力實現的,注意充分發揮團隊的作用,使團隊成員各盡所能是項目經理的挑戰。在處理過程中,爭取做到對事不對人,通過有效的會議來幫助項目實現溝通、檢查以及目標實現。
  6.項目的質量管理知識
  項目的質量,理解為項目滿足客戶明確或隱含的要求的一致性程度。注意這里包括明確的要求,也包括隱含的要求。這對IT項目來說,如何滿足用戶隱含的質量要求,可能是IT項目質量失敗的重要原因?赡芩_發的系統符合需求說明中的要求,卻與用戶實際的要求(包含隱含的需求中),相差很大,導致不一致,結果導致IT項目的失敗。
  現代質量管理經過了一個發展過程,目前已建立起相對完善的質量體系,國際組織也有相關的質量文件,以評審普通的生產質量,如ISO2000系列質量標準;對軟件的生產質量,也有一些評價模型,如SQFD模型、CMM軟件成熟度模型等等。其中CMM成熟度模型分成五個層次:自發的、簡單的、有組織的、被管理的及適應的,分別標識為不同的級別。
  對于項目管理需要制訂質量計劃,并應用質量保證的工具確保質量計劃的實施。在質量控制的過程中,有許多現成的工具與方法,如帕累托分析、統計抽樣和標 準差等。要提高項目的質量,必須在領導中形成質量意識,通過建立一個好的工作環境來提高質量,通過形成質量文化來改進質量,是全面提升項目質量管理的關鍵 因素之一。
  在以往所經歷的項目中,項目的質量管理基本上沒有得到重視,公司每年都在開展QC活動,該活動的目的就是改進質量,但活動成了科技創新活動,而更多的項目實施過程中,如何開展質量管理,卻未能有所體現,這也是值得探討的問題。
  7.項目的溝通管理知識
  項目的溝通管理非常重要,對項目經理而言,就如同前線指揮需要情報管理一樣,這是使整個項目組掌握項目信息,實施其他管理手段的基礎,所有的控制都有基于溝通基礎之上的。
  在項目的開始,需要編制溝通計劃,包括什么時間、將什么內容、以什么樣的格式、通過什么樣的方式、向誰傳遞。在項目的溝通中,可以采用書面報告、口頭報告或非正式的交流,各種方式有利也有弊,關鍵看是否有利于溝通的效果。
  溝通的復雜程度隨著對象的增加而快速增加,因此要通過適當的工具和手段,使面對面的溝通控制在一定范圍之內,盡量減少因無效溝通而給項目管理帶來的負責影響。
  在溝通中,會議是有效形式之一。很多業務員人員喜歡通過會議,以簡單的形式化的語言描述項目的進展與項目中碰到的問題,而不喜歡技術化的圖表與文檔。
  8.項目的風險管理知識
  當因為未能做好風險管理,導致項目的風險發生時,項目干系人將難以一下子接受風險發生的事實以及風險所帶來的損失,需要用更多的時間來調整
  整心理狀態,才能恢復對項目的實施。
  項目的風險管理不僅是在項目進行過程中,有效避免風險的發生;而且能在風險發生時,幫助我們用正確的心態去面對,而不會手足無措。很多項目的失敗,是 因為風險發生時,對項目干系心理上造成的傷害,導致失去主觀判斷能力,而作出錯誤的決策。從這種意義上講,項目的風險計劃的制定主要是為提高項目干系人的 風險意識,只要有了足夠的風險意識,風險識別全面與否,在有些項目中可能重要性反而不是太明顯。
  風險識別可以采用頭腦風暴法、經驗法則等方法,在識別這些風險因子之后,可以對這些因子加上權重,最后可以計算出項目成功的概率,并能據此決策項目是 否應該開展、繼續或停止。識別風險因子之后,緊接著就是制定風險應對措施。根據風險發生的概率,產生的風險成本與收益,決定相應的應對策略,如風險處理、 風險接受、風險改善等等。
  實際工作中,可能識別到存在的風險,但卻不能加以正確處理。風險就這樣被層層傳遞。如因用戶參與不夠,導致需求不正確,進一步產生工期估計的失誤,結果是計劃的偏差,最后整個項目的結果產生偏差。因此,要注意從風險的源頭抓起,防止風險的層層放大。
  9.項目的采購管理知識
  采購就是從外界獲得產品或服務。對于IT項目而言,采購變得越來越重要。目前絕大多數的IT項目都離不開采購管理,而且很多項目的主要內容就是設備采購或咨詢采購,對于企業而言,能否做好采購管理是保證項目成功的重點內容。
  有效采購管理包括以下過程:
  編制合理有效的采購計劃:這是項目管理的一個重要過程,即確定項目的哪些需求可以通過采購得到更好的滿足。在采購計劃中,首先是決定是否需要采購、如何采購、采購什么、采購多少、何時采購等內容;
  編制詢價計劃:即編制報價邀請書RFQ或招標書;
  詢價:進行實際詢價;
  開標:評估并選擇供應商;
  管理:對采購合同進行管理;
  收尾:對采購合同進行收尾。

  在整個過程中,容易忽視的兩個過程,一是采購計劃,二是合同收尾。采購計劃的編制,是采購管理整體按需求進行的前提,如果這一步做不好,其他都是白費勁;而在采購的合同收尾過程中,最容易忘記或做不到的就是采購審計。至于供應商的選擇等過程,在IT 項目中,往往會過分重視技術,而忽略管理與成本。其實,管理與成本決定合同能否按期保持履行的前提。在我公司的實際情況中,一般項目以設備為主要成本時, 往往就不再考慮其他內容,而僅是作為一般的設備采購,交會器材部門實施。因為不光沒能做到項目管理,亦未做到采購管理,所以這類項目雖然也實施完成了,但 項目的實施質量總令人不太滿意。

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